Privacyverklaring

Narutai wordt geëxploiteerd door Kempen Tax & Finance, gevestigd aan Pastoor van Delftlaan 1c, 5845 AJ Sint Anthonis, Nederland. Wij zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 16038685 en ons btw-identificatienummer is NL802408849B01.

Heeft u een vraag over uw gegevens, of wilt u een van uw rechten uitoefenen? Mail ons op privacy@narutai.com.

Wij hebben geen functionaris voor de gegevensbescherming aangesteld. Zo iemand is verplicht voor overheidsinstanties. Verder alleen voor organisaties die als hoofdactiviteit op grote schaal mensen volgen, of op grote schaal bijzondere persoonsgegevens verwerken (artikel 37 AVG). Gezien onze omvang is dat nu niet aan de orde. Wij toetsen dat opnieuw als wij groeien.

Narutai heeft twee rollen, en het maakt voor uw rechten uit welke van de twee op uw gegevens van toepassing is.

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die bij uw account zelf horen: uw naam en e-mailadres, uw abonnement en betalingen, de vragen die u ons stelt, en het logboek dat nodig is om het platform veilig te laten draaien. Voor die gegevens bepalen wij het doel en de middelen. Deze verklaring beschrijft ze.

Wij zijn verwerker voor de gegevens die u zelf in Narutai zet over anderen: uw cliënten, uw huurders, uw relaties en de tegenpartijen op uw facturen en bankmutaties. Daarover bepaalt u het doel. Wij verwerken die gegevens alleen in uw opdracht en volgens uw instructies.

Dat heeft een gevolg dat makkelijk over het hoofd wordt gezien: over die gegevens bent ú de verantwoordelijke, ook als u een particuliere verhuurder met één woning bent. Uw huurder komt met een vraag over zijn gegevens dus bij u terecht, niet bij ons. Bij die rol hoort een verwerkersovereenkomst tussen u en ons; die maakt deel uit van onze voorwaarden en wij sturen hem u op verzoek los toe.

Bent u huurder, cliënt van een adviseur of relatie van een gebruiker, en wilt u weten wat er over u is vastgelegd? Richt u dan tot de verhuurder, de adviseur of het bedrijf dat Narutai gebruikt. Weet u niet bij wie u moet zijn, mail ons dan: wij verwijzen u door, en wij helpen die partij om uw verzoek uit te voeren.

Niet iedereen over wie gegevens in Narutai staan, heeft zelf een account. Wij onderscheiden vijf groepen.

Bij de laatste twee groepen krijgen wij de gegevens niet van de persoon om wie het gaat. Wij verwerken die gegevens alleen als verwerker, in opdracht van de gebruiker die ze invoert of de koppeling legt, en alleen voor het doel waarvoor die gebruiker ze nodig heeft: een huurovereenkomst uitvoeren, een factuur boeken, of een betaling koppelen aan de factuur waar hij bij hoort.

Deze mensen informeren over de verwerking is de taak van de gebruiker die hun gegevens invoert. Dat is geen wegduwen: het is dezelfde regel die maakt dat zij hun rechten bij die gebruiker kunnen uitoefenen. Wij ondersteunen daarbij.

• Identiteits- en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, geboortedatum, nationaliteit en burgerlijke staat.
• Accountgegevens: uw inloggegevens, uw rol, uw taalvoorkeur, uw notificatie-instellingen en wanneer u voor het laatst heeft ingelogd. Uw wachtwoord beheert onze authenticatieleverancier; wij zien het nooit.
• Financiële gegevens: vermogensbestanddelen en waarderingen, schulden en leningen, inkomen en pensioen, effectenposities en transacties.
• Betaal- en bankgegevens: IBAN's, banktransacties met omschrijving en tegenrekening, saldi en bankafschriften.
• Fiscale nummers: RSIN (het fiscale nummer van een rechtspersoon) of burgerservicenummer (BSN), btw-identificatienummer (btw-id) en KvK-nummer — zie hieronder.
• Boekhoudgegevens: inkoop- en verkoopfacturen, boekingen, grootboek, btw-aangiften en de bijbehorende documenten.
• Vastgoed- en huurgegevens: adressen, WOZ-waarden, huurovereenkomsten, huurprijzen, waarborgsommen, servicekosten en huurdersgegevens.
• Documenten: alles wat u uploadt of via een koppeling binnenhaalt, waaronder facturen, contracten en bankafschriften.
• E-mail: berichten die u via Narutai verstuurt of op uw Narutai-adres ontvangt, inclusief afzender, ontvangers, onderwerp, inhoud en bijlagen.
• Gebruiksgegevens: een logboek van welke handelingen wanneer door wie zijn verricht.

Het burgerservicenummer verdient een aparte toelichting. Een BSN mag op grond van artikel 46 van de Uitvoeringswet AVG alleen worden gebruikt als een wet dat voorschrijft. Narutai biedt de mogelijkheid een fiscaal nummer vast te leggen omdat een aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting dat nummer nodig heeft. Invullen is altijd optioneel, en het veld wordt niet gebruikt om personen te herkennen of aan elkaar te koppelen.

Narutai vraagt nergens om bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG en heeft er geen velden voor: geen gezondheidsgegevens, religie, politieke voorkeur of biometrie.

Let op bij het uploaden van documenten. Een kopie van een identiteitsbewijs bevat een pasfoto en een BSN. De Autoriteit Persoonsgegevens vindt dat een verhuurder zo'n kopie niet hoort te bewaren en dat nationaliteit voor het verhuren van woonruimte niet relevant is. Leg daarom liever alleen vast dát u het document heeft gezien. Wat u wél uploadt, wordt uitgelezen zoals elk ander document — ook door de AI-functie die hieronder wordt beschreven.

De tabel hieronder gaat over de verwerkingen waarvoor wíj verantwoordelijk zijn. Voor de gegevens die u over anderen vastlegt volgen wij uw instructies: daar gelden úw doelen, úw grondslagen en úw bewaartermijnen, niet die van ons.

Een gerechtvaardigd belang betekent dat wij een eigen, zwaarwegende reden voor de verwerking hebben en die hebben afgewogen tegen uw privacy. U mag tegen zulke verwerkingen bezwaar maken; zie "Uw rechten".

Uw naam, e-mailadres en betaalgegevens hebben wij nodig om een overeenkomst met u te kunnen sluiten: zonder die gegevens kunnen wij geen account leveren. Al het overige — een bankkoppeling, een fiscaal nummer, een geüpload document — is vrijwillig. Laat u het weg, dan werken hooguit bepaalde functies niet.

Wilt u uw bankrekening koppelen, dan loopt dat via een partij die van de toezichthouder een vergunning heeft om namens u bankgegevens op te halen: een rekeninginformatiedienstverlener. Narutai is zelf geen betaaldienstverlener en heeft geen toegang tot uw bank. Wij ontvangen alleen de gegevens die u via die dienstverlener vrijgeeft. Welke dienstverleners wij inzetten, staat op onze leverancierslijst.

U geeft daarvoor afzonderlijk uitdrukkelijke toestemming, los van de rest van uw overeenkomst met ons. Die toestemming geldt per koppeling en wordt nooit vooraf aangevinkt. U kunt die toestemming op elk moment intrekken door de koppeling in Narutai te verbreken; daarna halen wij geen nieuwe gegevens meer op.

Mutaties die al zijn opgehaald, blijven staan zolang uw administratie ze nodig heeft. Uw boekhouding moet ú namelijk zeven jaar bewaren (artikel 52 AWR), en wij bewaren die daarom voor u. Vraagt u om verwijdering, dan verwijderen wij alles wat u niet nodig heeft om aan die plicht te voldoen.

Een bankmutatie bevat vrijwel altijd gegevens van iemand anders: de tegenpartij van de betaling. Die persoon heeft geen overeenkomst met ons en heeft ons niets gevraagd. Wij verwerken die gegevens alleen om úw transactie te kunnen tonen, boeken en aan de juiste factuur te koppelen — geen profielen, geen verrijking, geen doorverkoop. Wij doen dat in uw opdracht, en de grondslag is uw gerechtvaardigd belang bij een kloppende administratie, begrensd door wat die tegenpartij redelijkerwijs mag verwachten.

Narutai gebruikt AI om werk uit handen te nemen: facturen en bankafschriften uitlezen, boekingsvoorstellen doen, teksten opstellen en uw vragen over uw eigen administratie beantwoorden. Die functies draaien alleen op het moment dat u ze gebruikt — als u een document uploadt om te laten uitlezen, of als u de assistent aanspreekt.

Voor die functies sturen wij de betreffende inhoud naar Anthropic, de aanbieder van de Claude-modellen. Dat kan een volledig document zijn — een factuur, een leningsovereenkomst, een bankafschrift — of de tekst van een e-mail, of een samenvatting van uw vermogen. Wij sturen alleen de gegevens die voor die taak nodig zijn.

• Anthropic verwerkt deze gegevens als verwerker, onder een verwerkersovereenkomst met ons.
• Anthropic gebruikt de inhoud niet om modellen mee te trainen. Dat is contractueel vastgelegd.
• De verwerking vindt plaats op servers in de Verenigde Staten. Anthropic biedt op dit moment geen verwerking binnen de EU aan. De doorgifte rust op modelcontractbepalingen; zie het hoofdstuk over doorgifte.
• Wilt u helemaal geen AI-verwerking, neem dan contact met ons op. Er is op dit moment geen schakelaar in de applicatie waarmee u dat zelf regelt; wij spreken het dan met u af.

U kunt op de facturatiepagina een eigen API-sleutel van Anthropic of OpenAI opgeven. Doet u dat, dan gaan de AI-verzoeken naar úw account bij die aanbieder, en dan gelden de afspraken uit uw eigen contract, niet die van ons.

Eén uitzondering daarop, omdat hij verrassend is: het automatisch uitlezen van documenten werkt alleen met Claude. Geeft u een sleutel van OpenAI op, dan blijft het uitlezen van facturen dus via ónze verbinding met Anthropic lopen. Alleen de assistent gebruikt in dat geval uw eigen sleutel.

Wij laten geen computer in zijn eentje beslissingen over mensen nemen. Dat geldt zeker voor beslissingen met juridische gevolgen, of met grote gevolgen voor iemands leven (artikel 22 AVG). Narutai beoordeelt geen kredietwaardigheid, kent geen scores toe en weigert of accepteert niemand op basis van een berekening.

Wat AI in Narutai doet, is voorstellen: dit lijkt de leverancier, dit lijkt het bedrag, dit lijkt de juiste grootboekrekening. U beslist.

Twee instellingen kunnen een boeking wel automatisch vastleggen, en die verdienen uitleg. Zet u een leverancier op automatisch boeken, dan kopieert Narutai de boeking die ú de vorige keer voor die leverancier heeft gemaakt. Wijkt er iets af, dan gaat de factuur terug naar handmatige beoordeling. De boeking wordt bovendien gemarkeerd als "nog te bevestigen".

Daarnaast kunt u zelf bankregels maken die een mutatie meteen boeken. Zo'n regel voert precies uit wat u erin heeft gezet en boekt zonder aparte bevestiging. AI kan helpen bij het opstellen van de regel, maar een regel wordt pas actief nadat u hem heeft goedgekeurd.

In beide gevallen is de boekingsbeslissing zelf niet door AI genomen. Wel worden de bedragen en regels waarop zij wordt toegepast door AI uit uw document gelezen, en dat blijft mensenwerk om na te kijken. Het gaat hier hoe dan ook om uw eigen administratie, niet om een besluit over een persoon.

Wij verkopen geen gegevens en delen ze niet voor commerciële doelen van anderen. Wij schakelen wel leveranciers in die nodig zijn om Narutai te laten draaien: hosting, database, e-mail, betalingen, bankkoppelingen, opslag en AI.

Met de leveranciers die voor ons verwerken is een verwerkersovereenkomst gesloten. Twee partijen vallen daarbuiten omdat zij zelfstandig verantwoordelijk zijn voor wat zij met uw gegevens doen: onze betaaldienstverlener en uw broker. Ook dat staat per regel in de lijst.

Wij vinden "categorieën van ontvangers" te vaag om iets aan te hebben, dus wij noemen onze leveranciers bij naam, met per leverancier het land van verwerking en de waarborg voor doorgifte:

Bekijk de leverancierslijst

Daarnaast bevragen wij openbare registers en bronnen, zoals het Kadaster (BAG en WOZ), PDOK, EP-Online en de btw-controle van de Europese Commissie. Wij sturen daarbij een adres, een identificatie of een nummer — nooit een dossier of een overzicht van uw vermogen. Ook die partijen staan op de leverancierslijst.

Tot slot verstrekken wij gegevens als een wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan een toezichthouder of op rechterlijk bevel. Wij toetsen zo'n verzoek altijd en verstrekken niet meer dan gevorderd wordt.

Uw gegevens staan in de Europese Unie. Onze database, uw documenten en de servers die de applicatie draaien staan in Frankfurt, Duitsland. Van onze hosting- en databaseleverancier draaien enkele ondersteunende onderdelen — met name logbestanden — buiten de EU.

Een aantal leveranciers is gevestigd in de Verenigde Staten. Voor de AI-functionaliteit vindt de verwerking daadwerkelijk daar plaats, omdat die aanbieder geen Europees alternatief heeft.

Voor elke doorgifte buiten de EER gebruiken wij een geldige waarborg uit hoofdstuk V AVG. Bestaat er een adequaatheidsbesluit — een besluit van de Europese Commissie dat een land voldoende bescherming biedt — dan gebruiken wij dat. Anders gebruiken wij de modelcontractbepalingen die de Europese Commissie heeft vastgesteld (besluit 2021/914), aangevuld met een beoordeling van de situatie in het ontvangende land.

Welke waarborg voor welke leverancier geldt, staat per regel in de leverancierslijst. Een kopie van de gebruikte waarborgen sturen wij u op verzoek toe.

Eén ding vermelden wij expliciet omdat het vaak wordt weggelaten: het bouwen en uitrollen van nieuwe versies van Narutai gebeurt bij onze hostingleverancier in de Verenigde Staten, en dat is niet instelbaar. Daarbij wordt onze programmacode verwerkt, geen klantgegevens uit de database.

Wij vinden "zo lang als nodig" geen antwoord. Hieronder staat per soort gegeven hoe lang het blijft staan. Voor uw boekhouding geldt daarbij dat de bewaarplicht op ú rust; wij bewaren die stukken voor u zolang die plicht loopt.

Zegt u uw abonnement op of verwijdert u uw account, dan verwijderen wij uw gegevens binnen één maand, behalve de stukken die onder de bewaartermijnen hierboven vallen. Wat blijft staan, gebruiken wij niet meer: het staat er alleen nog om aan een wettelijke bewaarplicht te kunnen voldoen.

Los daarvan houdt onze hostingleverancier technische logbestanden bij waarin IP-adressen voorkomen. Die logbestanden zijn van hem en dienen alleen om storingen en misbruik op te sporen.

• Inzage: u mag opvragen welke gegevens wij van u verwerken en daar een kopie van krijgen.
• Rectificatie: kloppen gegevens niet, dan passen wij ze aan. Veel daarvan kunt u zelf in de applicatie doen.
• Verwijdering: u mag vragen uw gegevens te wissen, behalve wat er op grond van een bewaarplicht moet blijven.
• Beperking: u mag vragen de verwerking stil te zetten, bijvoorbeeld terwijl een geschil loopt over de juistheid van gegevens.
• Overdraagbaarheid: u mag de gegevens die u heeft aangeleverd of die met uw toestemming zijn opgehaald, in een gangbaar bestandsformaat ontvangen.
• Bezwaar: u mag bezwaar maken tegen verwerkingen die op ons gerechtvaardigd belang berusten.
• Toestemming intrekken: een gegeven toestemming kunt u op elk moment intrekken, zonder dat dat afdoet aan wat daarvoor rechtmatig is verwerkt.

Een verzoek doet u per e-mail aan privacy@narutai.com. Wij reageren binnen één maand. Is uw verzoek ingewikkeld, dan mogen wij die termijn met twee maanden verlengen; wij laten u dat dan binnen de eerste maand weten.

U kunt uw account nu nog niet zelf verwijderen en uw gegevens nog niet met één knop exporteren. Vraagt u erom, dan doen wij het met de hand. Wij kunnen u om aanvullende gegevens vragen als wij niet zeker weten wie het verzoek doet: juist bij financiële gegevens willen wij niet aan de verkeerde persoon verstrekken.

Twee grenzen aan het verwijderingsrecht komen in de praktijk vaak voor. Gegevens die onder een bewaarplicht vallen, worden niet verwijderd maar beperkt: wij gebruiken ze niet meer, maar zij blijven bewaard tot de termijn is verstreken. En een document dat als bewijsstuk onder een geboekte factuur hangt, kan niet worden verwijderd zolang die boeking bestaat — uw administratie zou dan haar onderbouwing verliezen.

• Al het verkeer tussen u en Narutai gaat over een versleutelde verbinding (TLS).
• Onze database en uw documenten staan in de Europese Unie en zijn versleuteld opgeslagen.
• Toegangssleutels van gekoppelde diensten — uw bank, uw cloudopslag, uw broker — bewaren wij versleuteld, nooit als leesbare tekst.
• Koppelingen vragen zo min mogelijk rechten. De koppeling met OneDrive krijgt bijvoorbeeld alleen toegang tot de eigen Narutai-map, niet tot de rest van uw schijf.
• Toegang binnen het platform is gebonden aan rollen en aan de organisatie waar u bij hoort.
• Financiële handelingen worden vastgelegd in een logboek: wie, wat en wanneer.
• Wachtwoorden worden beheerd en versleuteld opgeslagen door onze authenticatieleverancier. Wij hebben geen toegang tot uw wachtwoord.

Wie bij ons kan meekijken. Een klein aantal medewerkers heeft technisch toegang tot de systemen waarin uw gegevens staan. Zij gebruiken die toegang alleen om een storing op te lossen of een vraag van u te beantwoorden, zijn tot geheimhouding verplicht, en handelingen in de applicatie komen in hetzelfde logboek terecht. Neemt een adviseur tijdelijk de omgeving van een cliënt over, dan wordt ook dat vastgelegd.

Tweestapsverificatie is beschikbaar en optioneel. U zet die zelf aan onder Instellingen → Beveiliging: u koppelt een authenticator-app en voert daarna bij het inloggen naast uw wachtwoord een code van zes cijfers in. Staat tweestapsverificatie aan, dan komt u zonder die code niet in de applicatie en geven ook onze API's geen gegevens vrij.

Bij het inschakelen krijgt u eenmalig tien herstelcodes. Bewaar die apart van uw telefoon — niet in dezelfde app of dezelfde kluis, want dan vallen ze samen met de factor die ze moeten vervangen. Raakt u uw authenticator kwijt, dan schakelt één herstelcode de tweestapsverificatie uit, waarna u met uw wachtwoord inlogt en opnieuw instelt. Elke code werkt één keer. Wij bewaren van uw codes alleen een onomkeerbare wiskundige afdruk, geen leesbare kopie: wij kunnen ze u niet nasturen. Bent u uw codes én uw authenticator kwijt, neem dan contact met ons op — wij schakelen de tweestapsverificatie dan handmatig uit nadat wij hebben vastgesteld dat u de accounthouder bent. Elk gebruik van een herstelcode leggen wij vast in ons logboek en melden wij u.

Vermoedt u een kwetsbaarheid of een datalek? Meld het via privacy@narutai.com. Wij onderzoeken elke melding. Gaat het om gegevens waarvoor wij verantwoordelijke zijn, dan melden wij een datalek met risico voor de mensen om wie het gaat zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en waar nodig ook bij u. Gaat het om gegevens die wij voor u verwerken, dan melden wij het zo snel mogelijk bij ú, zodat u zelf kunt beoordelen of er gemeld moet worden.

Narutai plaatst zelf een klein aantal cookies en die zijn allemaal nodig om de dienst te laten werken: uw ingelogde sessie, uw taalkeuze, of het zijmenu ingeklapt staat en — als u adviseur bent of een gedeeld huishouden gebruikt — de omgeving waarin u werkt. Wij plaatsen geen tracking-, advertentie- of analysecookies. De cookieverklaring beschrijft ze stuk voor stuk, en noemt ook de enkele onderdelen die uw browser bij een andere partij ophaalt.

Lees de volledige cookieverklaring

Wij passen deze verklaring aan als Narutai verandert, bijvoorbeeld als er een leverancier bij komt of als een functie andere gegevens gaat gebruiken. Bovenaan staan altijd de versie en de datum van de laatste wijziging. Bij een ingrijpende wijziging — waaronder een nieuwe leverancier die uw gegevens verwerkt — informeren wij u actief, per e-mail of in de applicatie, voordat de wijziging ingaat.

Vragen, verzoeken of klachten over uw gegevens kunt u sturen aan Kempen Tax & Finance, Pastoor van Delftlaan 1c, 5845 AJ Sint Anthonis, Nederland, of per e-mail aan privacy@narutai.com.

Komt u er met ons niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder: Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag. Dat kan ook rechtstreeks; u hoeft niet eerst bij ons te zijn geweest.

Naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens