Servicekosten afrekenen als verhuurder

Servicekosten zijn de vergoeding voor zaken en diensten die je als verhuurder levert in verband met het wonen, naast het gebruik van de woning zelf. Denk aan het schoonmaken van het trappenhuis, verlichting in gemeenschappelijke ruimten, een huismeester of meubels die je meeverhuurt.

De wet onderscheidt nu twee soorten kosten die je met de huurder afrekent:

• Kosten voor nutsvoorzieningen met een individuele meter: elektriciteit, gas en water voor het verbruik in de woning, gemeten met een meter in die woning.
• Servicekosten: de vergoeding voor alle overige zaken en diensten in verband met de bewoning, ook gas, water of elektriciteit zonder eigen meter.

Breng je beide in rekening, dan horen ze allebei in de jaarlijkse afrekening. Een post telt alleen mee als jij en de huurder hebben afgesproken, al dan niet stilzwijgend, dat de huurder hem betaalt. Welke zaken en diensten in aanmerking komen, staat in het Besluit servicekosten; de Huurcommissie mag ook andere posten aanvaarden.

Wat geen servicekosten zijn:

• De kale huur, de prijs voor het enkele gebruik van de woning. Vaste onderdelen zoals de cv-installatie, radiatoren en inbouwapparatuur vallen onder de kale huur.
• Leegstand. Servicekosten die je misloopt door leegstand, mag je niet doorberekenen aan de andere huurders.
• Belastingen, heffingen en zorgkosten. Heffingen die je op eigen naam voor de huurder hebt betaald, moet hij je wel vergoeden, maar buiten de servicekosten om.
• Verzekeringen van het gebouw, zoals de opstalverzekering; een glasverzekering en een inboedelverzekering voor meeverhuurde roerende zaken mogen wel.
• Schoonmaak bij een verhuizing.

Btw over de servicekosten mag je volledig doorberekenen, ook als je zelf geen btw-ondernemer bent.

Meestal betaalt de huurder elke maand een voorschot. Na afloop van het jaar zet je de werkelijke kosten tegenover de betaalde voorschotten: de huurder betaalt bij of krijgt geld terug.

Mag je een vast bedrag afspreken? De wet zegt dat je servicekosten elk jaar afrekent op de werkelijke kosten. De Hoge Raad heeft dat in 2020 bevestigd, ook voor huurwoningen in de vrije sector. Een vast bedrag dat voor de hele huurtijd vastligt, past daar niet in. Wel mag je afspreken dat de huurder nooit meer betaalt dan een bepaald bedrag. Zijn de kosten hoger, dan betaal jij het verschil. Zijn ze lager, dan kan de huurder de Huurcommissie of de rechter vragen het bedrag te verlagen. Ook dan moet je elk jaar vóór 1 juli een overzicht van de kosten geven.

Voor huurcontracten die op of na 1 januari 2027 zijn gesloten, betaalt de huurder alleen een redelijke vergoeding voor de werkelijke kosten. Een vast eindbedrag kan dan niet meer. Een uitzondering is een fonds, zoals een glasfonds: daarvoor mag een vast bedrag van maximaal € 6 per maand gelden. Het fonds dekt die kosten dan helemaal; een extra rekening achteraf kan niet. De stand van het fonds zet je elk jaar in het overzicht. Of je na 1 januari 2027 nog een maximum onder de werkelijke kosten mag afspreken, zegt de wet niet.

Eén bedrag voor huur en servicekosten. Staat in het contract één totaalbedrag voor de woning én voor diensten, zonder dat de kale huur apart staat? Dan heet dat een all-in prijs. De huurder kan dan voorstellen om de prijs te splitsen. Gaat de verhuurder niet akkoord, dan beslist de Huurcommissie. Die keurt het voorstel goed als de kale huur minstens 55% en het voorschot servicekosten minstens 25% van het totaal is. Is het voorstel lager, dan stelt de Huurcommissie zelf 55% en 25% vast. Komt een all-in prijs aan het licht in een andere zaak, bijvoorbeeld over de servicekosten, dan kan de Huurcommissie de prijs ook zelf splitsen in 55% en 25%. De overige 20% vervalt. De splitsing geldt in de regel vanaf de maand na het verzoek. Over het voorschot van 25% wordt daarna afgerekend op de werkelijke kosten. Voor een woning in de vrije sector kan de huurder zelf geen splitsing vragen.

Staan de kale huur en de servicekosten wel apart in het contract, maar is er geen goede afrekening? Dan splitst de Huurcommissie niet. Ze stelt de kosten dan zelf vast met vaste normbedragen, of op € 0 als niet blijkt dat de dienst is geleverd.

De wettelijke regel over wanneer je het voorschot mag verhogen (onder meer na een jaaroverzicht, en per overzicht één keer) gaat nu alleen over nutsvoorzieningen met een individuele meter. Ook toetst de Huurcommissie nu alleen dát voorschot. Voor contracten onder de nieuwe regels gaat dit over alle servicekosten.

Je stuurt de huurder elk jaar, uiterlijk zes maanden na afloop van het kalenderjaar, het overzicht van de servicekosten van dat jaar. Dat is dus uiterlijk 30 juni: de afrekening over 2025 uiterlijk op 30 juni 2026, die over 2026 uiterlijk op 30 juni 2027.

Rekent een leverancier af over een ander boekjaar van twaalf maanden, bijvoorbeeld van augustus tot augustus, dan neem je die kosten op in het overzicht van het kalenderjaar waarin dat boekjaar eindigt. Eindigt de huur, dan gaat het overzicht over het deel van het kalenderjaar dat al voorbij is.

Te laat afgerekend: kun je het saldo nog vragen? Ben je later dan 30 juni, dan verlies je daardoor niet meteen je recht op een bijbetaling. De gewone verjaring is vijf jaar. Wel gelden er grenzen:

• Na 30 juni hebben huurder en verhuurder nog 24 maanden om naar de Huurcommissie te gaan. Voor de afrekening over 2025 is dat tot en met 30 juni 2028. Die termijn loopt ook als de afrekening pas laat komt.
• Naar de Huurcommissie kun je pas als je de afrekening hebt gestuurd en de huurder drie weken heeft gehad om te reageren.
• Na die 24 maanden kun je niet meer naar de Huurcommissie. Beroept de huurder zich op die termijn, dan kun je het saldo in de regel ook bij de rechter niet meer afdwingen.
• Komt er jaren later een hoge naheffing waar de huurder geen rekening mee kon houden? Dan kan de rechter beslissen dat je die niet meer mag vragen. Alleen te laat zijn is daarvoor niet genoeg.
• De huurder kan de afrekening zelf opvragen en je drie weken geven; krijgt hij haar dan niet, dan kan hij naar de Huurcommissie.
• Gebruik je bij de Huurcommissie het specificatieformulier niet of onvolledig, ook als je nooit een afrekening hebt gestuurd, dan stelt de Huurcommissie de kosten vast op normbedragen; een zaak of dienst die je niet hebt geleverd, stelt ze op € 0. Vanaf 1 januari 2027 staat het ontbreken van een overzicht er uitdrukkelijk als grond bij; volgens de Huurcommissie krijg je eerst een termijn om het te herstellen.

Bij een vrijesectorcontract van vóór 1 juli 2024 geldt deze 24-maandentermijn niet en kun je ook niet naar de Huurcommissie voor een uitspraak. Dan gelden alleen de gewone verjaring van vijf jaar en de redelijkheid.

Administratiekosten mag je ook bij een te late afrekening rekenen.

Krijg je één factuur voor meerdere woningen, dan verdeel je die met een verdeelsleutel. Uitgangspunt is een gelijke verdeling over de woningen die de zaak of dienst gebruiken of kunnen gebruiken, tenzij er goede redenen zijn voor een andere verdeling. Een huurder die de gemeenschappelijke ruimte niet gebruikt en ook niet hoeft te gebruiken, betaalt niet mee aan de kosten daarvan.

Een verdeelsleutel kun je in het huurcontract afspreken; gebruik je een sleutel enkele jaren achter elkaar, dan geldt hij als afgesproken. De Huurcommissie kan afwijken van een sleutel die ze niet redelijk vindt.

Voor een paar posten noemt het Beleidsboek een vaste verdeling. Dit zijn de regels voor contracten onder het huidige regime; voor contracten vanaf 2027 rekent de Regeling servicekosten de huismeester af op uren maal uurtarief plus materiaal, zonder vast maximumtarief.

Huismeester vanaf 2027. Voor 2027 en 2028 heeft de Huurcommissie een maximaal uurtarief van € 42,00 aangekondigd. Dat staat op haar website (september 2026), nog niet in het Beleidsboek; of het inclusief btw is, zegt zij niet. Van die kosten gaat in principe 70% naar je huurders; 30% betaal je zelf. De Huurcommissie kan daarvan afwijken als de huismeester meer of minder voor de huurders doet.

Hoe het Beleidsboek werkt. De verdeelsleutels en maxima in dit artikel komen uit het Beleidsboek Servicekosten van de Huurcommissie. Voor contracten van vóór 1 januari 2027 blijft dat beleid de maatstaf. Voor nieuwe contracten gelden vanaf 2027 de rekenregels van de Regeling servicekosten, al houdt de Huurcommissie de 70/30-verdeling voor de huismeester ook daar als uitgangspunt aan. De Huurcommissie geeft het boek twee keer per jaar opnieuw uit en gebruikt de versie die geldt op de dag dat iemand een zaak start. Voor 2027 heeft zij al een paar wijzigingen aangekondigd, ook voor bestaande contracten.

Administratiekosten. Voor het opstellen van de afrekening mag je administratiekosten rekenen, ook als dat niet in het contract staat, maar alleen als je de huurder echt een afrekening stuurt. De percentages zijn een bovengrens: je mag minder of niets rekenen.

• Over warmtelevering (gas, olie of een andere brandstof): maximaal 2%, of 1% als je de meting en verdeling van die kosten uitbesteedt. Die 1% hoort alleen bij warmte.
• Over alle andere kostenposten: maximaal 5%.
• Inclusief btw, met een minimum van € 7,50 en een maximum van € 75,00 per afrekening per woning.

Dit geldt voor contracten onder de huidige regels. Voor contracten vanaf 2027 gelden andere percentages en grenzen; die staan bij de Wet modernisering servicekosten hieronder.

De bedragen hieronder zijn verzonnen om de berekening te laten zien.

Je verhuurt vier woningen in één gebouw: A, B, C en D. Alle contracten zijn gesloten vóór 2027 en daarin is afgesproken dat de huurder meebetaalt aan de schoonmaak van het trappenhuis. Woning A is een benedenwoning met een eigen voordeur, zonder berging of brievenbus in het trappenhuis. De schoonmaakfactuur over 2026 is € 1.200,00 inclusief btw. Elke huurder van B, C en D betaalde een voorschot van € 30,00 per maand.

Is de schoonmaak de enige post, dan ligt de € 20,00 tussen het minimum van € 7,50 en het maximum van € 75,00 per afrekening per woning; die grenzen veranderen hier dus niets. Woning A betaalt niets voor deze post. De afrekening over 2026 moet uiterlijk op 30 juni 2027 bij de huurders zijn.

Het overzicht gaat over de kosten van het afgelopen kalenderjaar, is uitgesplitst naar de soort kosten en vermeldt hoe je de bedragen hebt berekend. Praktisch: per kostenpost het totaalbedrag, de gebruikte verdeelsleutel en het aandeel van deze huurder, en daarna de verrekening met de betaalde voorschotten.

Na het overzicht mag de huurder vragen om inzage in de boeken en andere stukken waarop het is gebaseerd, of in kopieën daarvan; die gelegenheid bied je dan. Werk je met een fonds, zoals een glasfonds, dan geef je inzage in de hoogte ervan en in wat eruit is betaald.

Komt het tot een procedure, dan vraagt de Huurcommissie om de facturen zelf; een grootboekkaart of een lijst van facturen is niet genoeg. Ben je lid van een VvE, dan volstaan onder meer de jaarrekening en de afrekening van de VvE.

Vertrekt je huurder in de loop van het jaar? Dan krijgt hij een afrekening over de maanden dat hij dat jaar huurde. De uiterste datum blijft 30 juni van het jaar erna. De nieuwe huurder krijgt een afrekening over de rest van het jaar. Heeft de woning eigen meters, dan tellen de meterstanden op de dag van de wissel. Zonder eigen meters rekent de Huurcommissie met vaste regels: het gasverbruik naar graaddagen (een koude maand telt zwaarder), elektriciteit met vaste percentages per maand en water naar rato van de huurperiode. Voor diensten zoals schoonmaak noemt de Huurcommissie geen rekenregel; de wetgever noemde verdeling naar rato van het aantal maanden als redelijk uitgangspunt voor de meeste posten.

Verkoop je een verhuurde woning? Dan loopt de huur door met de koper. De koper neemt over wat na de overdracht moet worden betaald of gedaan. Volgens de Huurcommissie betekent dat voor de servicekosten: heb je de afrekening over het vorige jaar nog niet gestuurd en is 30 juni nog niet voorbij, dan stuurt de koper die afrekening. Ook de afrekening over het lopende jaar stuurt de koper. Heb je al afgerekend, of is 30 juni voorbij, dan blijf jij de partij. De koper heeft daarvoor jouw facturen en de betaalde voorschotten nodig.

De Wet modernisering servicekosten en het gewijzigde Besluit servicekosten gaan in op 1 januari 2027. Eerder genoemde data, zoals 1 juli 2026, zijn vervallen.

Welke regels gelden voor welk contract. Beslissend is de datum waarop het huurcontract is gesloten, niet de datum waarop de huur ingaat.

Een contract dat je op 15 december 2026 tekent en dat ingaat op 1 februari 2027, valt dus onder de huidige regels.

Contracten van vóór 2027. Voor een huurcontract van vóór 2027 blijven de oude regels over wat servicekosten zijn en hoe je afrekent gelden, ook voor 2026 en de jaren daarna. De afrekening over 2026 moet uiterlijk 30 juni 2027 bij de huurder zijn. Huurder en verhuurder kunnen daarna nog 24 maanden naar de Huurcommissie, dus tot 30 juni 2029. De procedure bij de Huurcommissie verandert vanaf 2027 wel, ook voor oude contracten. Twee of meer huurders kunnen dan samen een zaak starten. Heeft de verhuurder geen afrekening gegeven, of het formulier niet of niet volledig gebruikt, dan stelt de Huurcommissie de servicekosten vast op een normbedrag dat de overheid heeft vastgesteld. Is een dienst niet geleverd, dan wordt dat € 0. Of de nieuwe procedure ook geldt voor een geschil over de afrekening over 2026, staat nog niet vast.

De nieuwe regels toepassen op een bestaand contract. Volgens de Rijksoverheid en de Huurcommissie kun je met een huurder afspreken dat de nieuwe regels ook voor een bestaand contract gelden. Dat kan alleen als de huurder daar uitdrukkelijk mee instemt. Volkshuisvesting Nederland noemt als voorbeeld een aanvulling op het huurcontract. Stemt de huurder niet in, dan blijven de oude regels gelden. Had je met de huurder een maximum voor de servicekosten afgesproken, dan staat niet vast dat dat maximum onder de nieuwe regels blijft gelden. De wet regelt zo'n afspraak niet.

Wat verandert voor nieuwe contracten:

• Het onderscheid tussen nutsvoorzieningen met een individuele meter en servicekosten verdwijnt; alles heet servicekosten.
• Alleen de acht soorten uit het Besluit mogen nog als servicekosten worden doorberekend: warmte en koude; elektriciteit, gas en water; roerende zaken; kleine herstellingen; toezicht, beveiliging en vuil; signaallevering; verzekeringen en fondsvorming; administratiekosten.
• Het moet gaan om kosten die tussen huurder en verhuurder zijn afgesproken.
• De Regeling servicekosten geeft regels voor de berekening en de maximale hoogte.
• De huurder kan het voorschot voor alle acht soorten laten toetsen door de Huurcommissie. Bij een huurcontract van vóór 2027 kan de huurder volgens de Huurcommissie alleen het voorschot voor gas, elektriciteit en water met een eigen meter laten toetsen.
• Ook administratiekosten moeten zijn afgesproken, in het huurcontract of in een aanvullende afspraak.
• Administratiekosten: maximaal 2% over warmte en koude en over elektriciteit, gas en water, en maximaal 5% over de overige soorten; minimaal € 7,50 en in totaal maximaal € 75,00 per kalenderjaar per woning, ook als je meerdere afrekeningen stuurt. De 1% bij uitbesteding bestaat niet meer; of de bedragen inclusief btw zijn, zegt de Regeling niet.

Wat verandert voor alle contracten, vanaf 1 januari 2027:

• Huurders van woningen die samen een eenheid vormen, zoals in één complex, kunnen met (nagenoeg) dezelfde klacht samen één verzoek bij de Huurcommissie doen.
• Verstrek je geen overzicht, of gebruik je het specificatieformulier niet of onvolledig, dan stelt de Huurcommissie de kosten vast op normbedragen; een zaak of dienst die je niet hebt geleverd, op € 0.

Zaken die op 1 januari 2027 al bij de Huurcommissie liggen, en verzoeken over een overzicht dat je vóór die datum op tijd hebt verstrekt, gaan volgens het oude recht.

Wat blijft: de jaarlijkse afrekening binnen zes maanden, het inzagerecht en de termijn van 24 maanden voor een verzoek aan de Huurcommissie.

Eerst bij jou. Is de huurder het niet eens, dan laat hij je schriftelijk weten over welke posten en waarom, en krijg jij drie weken om te reageren of de afrekening aan te passen. Zonder die schriftelijke melding is zijn verzoek bij de Huurcommissie niet-ontvankelijk, behalve als de termijn bijna verstreken is.

Dan de Huurcommissie. Neemt jouw reactie het bezwaar niet weg, of reageer je niet binnen drie weken, dan kan de huurder de Huurcommissie vragen de betalingsverplichting vast te stellen. Jij kunt dat ook, vanaf drie weken nadat je de afrekening hebt verstrekt.

Termijnen en grenzen:

• Een verzoek kan tot 24 maanden na 30 juni, dus tot tweeënhalf jaar na afloop van het kalenderjaar: over 2025 tot en met 30 juni 2028, over 2026 tot en met 30 juni 2029.
• Een verzoek gaat over ten hoogste twaalf maanden per kostensoort.
• Samen moeten de betwiste kosten minstens € 36,00 zijn.
• De Huurcommissie beslist alleen over de posten die in het verzoek worden betwist. Ze kan ook op een hoger bedrag uitkomen dan jij hebt afgerekend, bijvoorbeeld bij een rekenfout.

Wat de Huurcommissie van jou vraagt. Je krijgt drie weken voor de gevraagde stukken, plus één keer drie weken uitstel als je daar op tijd om vraagt; wat later binnenkomt, telt niet mee. Bij het verzoek zet je de servicekosten op het formulier dat de minister daarvoor heeft vastgesteld, het specificatieformulier servicekosten. Gebruik je dat formulier niet, dan stelt de Huurcommissie de kosten vast op een bij regeling vastgesteld bedrag, of op € 0 als de zaak of dienst niet is geleverd. Voor gas, elektriciteit en water zonder eigen meter gebruikt ze dan Nibud-normen, voor de overige posten € 12,00 per jaar per post.

Is een uitspraak bindend? Jij en de huurder worden geacht te hebben afgesproken wat de Huurcommissie in haar uitspraak vaststelt, tenzij een van jullie binnen acht weken nadat de uitspraak is verstuurd de rechter vraagt om te beslissen.

Welke rol de Huurcommissie heeft, hangt af van het contract:

De middenhuur bestaat als aparte sector alleen voor contracten die op of na 1 juli 2024 zijn gesloten. Is de huur van een vrijesectorcontract van vóór 1 juli 2024 later verlaagd tot het sociale niveau, dan doet de Huurcommissie wel een uitspraak, ook over eerdere jaren.